粤发改公资办[2017]103号


省公共资源交易工作委员会成员单位,各地级以上市发展改革局(委)、顺德区发展规划统计局、公共资源交易中心,招标投标协会、政府采购协会、拍卖协会:
 
  为加强广东省综合评标评审专家库专家档案的标准化、规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》、《广东省综合评标评审专家库和评标评审专家管理暂行办法》等法律法规和规定,我们制定了《广东省综合评标评审专家库专家档案管理办法》,现印发你们,请认真贯彻执行。
 
  特此通知。


  广东省发展改革委  广东省档案局



广东省综合评标评审专家库专家档案管理办法


第一章 总 则

第一条  为加强广东省综合评标评审专家库专家档案的标准化、规范化管理,根据《中华人民共和国档案法》和《广东省综合评标评审专家库和评标评审专家管理暂行办法》等法律法规和规定,结合本省实际,制定本办法。

第二条  广东省综合评标评审专家库(以下简称省专家库)专家档案的监督管理活动适用本办法。

第三条  本办法所称广东省综合评标评审专家库专家档案(以下简称“专家档案”)是指省专家库日常维护管理机构在履行专家资格认定、入库出库、考核评价等管理过程中形成的,具有凭证和查考价值的文件材料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子文件材料。

第四条  省发展改革部门会同省经济和信息化、财政、国土资源、住房城乡建设、交通运输、水利、商务、国有资产监督管理、档案管理等部门负责专家档案工作的指导和监督管理。
第五条  省专家库日常维护管理机构对专家档案实行集中统一管理,建立并完善专家档案的管理制度,确保专家档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。指定专人负责专家档案管理工作,档案管理人员应熟悉相关业务和档案管理专业知识,并相对固定。

第二章 专家档案归档

第六条  专家档案纸质文件材料归档范围包含专家从入库到退库全过程,以及专家使用管理过程中所形成的文件材料,主要有:

(一)专家入库材料:专家个人提交的《专家个人入库申请表》原件,职称证、资格证、学历学位证、身份证、业绩证明材料复印件等。

(二)专家个人信息变更材料:专家变更个人学历、职称、资格、工作单位、回避单位、评审专业等信息时提交的变更申请和相关证明材料。专家变更个人联系方式、通讯地址、意愿评标区域等可直接网上操作且不需提供变更申请的部分不纳入专家纸质档案。

(三)专家诚信记录材料:相关行政监督管理部门对违反有关规定的专家给予的通报批评、解聘、永久性除名等处分决定;行政机关、司法机关和依据法律法规行使公共事务管理职能的机构产生的专家良好行为或不良行为记录以及专家履职情况记录。

(四)考核评价材料:培训考试结果,年度考核结果,资格复审结果。

(五)专家投诉处理材料:对专家评标评审活动的质疑异议、投诉及有关单位核查处理结果的书面材料。

(六)退库材料:专家提出的书面退库申请及审批结果;解聘通知;永久性除名通知。

(七)其他材料:其他有存档价值的原始材料。

第七条  专家档案电子文件主要依托专家评标评审管理信息系统(以下简称“专家系统”)形成。凡在专家系统中操作形成或留痕的,以及由其他系统推送到专家系统的与专家个人相关的文件材料原则上都应纳入专家电子档案归档范围,主要有:

(一)专家个人基本资料(含信息变更):专家网上填写和变更个人基本资料形成的数据信息。

(二)入库退库申请审批:专家网上申请入库或退库及相关审批审核数据信息。

(三)培训考试:培训课程、学时及学分数据信息。

(四)参与评标评审工作情况:相关单位线上推送的专家参与评标评审的评价反馈数据信息;抽取终端形成的专家抽取项目数据信息。

(五)考核评价情况:相关单位线上推送的专家考核反馈数据信息;考核考评数据信息。

(六)诚信记录:交易系统、电子服务系统、电子监管系统等推送的专家良好行为或不良行为记录信息数据,以及专家被投诉及核查处理情况信息数据。

(七)其他信息:包括专家请假信息、身份识别信息、在库状态、续聘情况等信息。

(八)纸质档案扫描后形成的电子资料:凡是专家纸质档案中已收集但未在信息系统中留痕的材料,均需通过人工扫描等方式形成电子档案(标准PDF格式文件)留存。扫描件应与纸质文件格式、内容、相关说明及描述完全一致。

第八条  专家档案纸质文件材料应书写规范、工整、清晰,制成材料应耐久有效;应采用A4规格的办公用纸,使用耐久字迹材料打印或书写,不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红色墨水、复写纸书写。

归档电子文件的格式转化、元数据收集、归档数据包组织、存储等应参照《数字档案室建设指南》(2014版)、GB/T18894、DA/T48、DA/T38等标准的要求执行,确保归档电子档案真实、完整、可靠、可用。

第九条  归档的文件材料,必须经过认真鉴别,如归档的内容有遗漏或不符合要求的,应当补正;确实无法补正的,必须说明情况,并由承办人签名确认。归档纸质文件材料应齐全完整,真实有效,签署手续完备,印鉴齐全。应制定有效的制度和措施确保归档纸质文件材料不被涂改、伪造、损毁。对于归档文件材料中的复印件,应与原件核对后盖上标明“本件与原件相符”字样的证明章,并注明日期。

第十条  专家档案以人为单位按照专家姓名和身份证号码进行整理,一人一卷,卷内以“件”为单位装订,一般以一份文件为一件,正文与附件为一件,复印件与原件为一件,请示与批复各为一件,一次上报的多份表格,每份表格可为一件。每件文件首页上方空白处应加盖档号章。
省专家库日常维护管理机构对新入库的专家资料应及时建档,对在库专家的相关资料最迟在下一年度的前90天内完成归档。

第十一条  省专家库日常维护管理机构应建立专家档案目录账册,定期对档案及目录账册进行检核,做到账册与档案相符。专家电子档案由信息系统自动编目。并建立建立综合评标评审专家名录等检索工具。

第三章 专家档案保管及使用

第十二条  纸质档案应存放在档案柜和专门的档案室,并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。档案室内严禁吸烟和放置易燃易爆危险品以及对档案保护不利的其它物品。应有相应保护档案措施,确保现存档案无霉变、褪色、破损等现象,如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。

第十三条  电子档案依托信息系统存储,档案管理人员应每季度对数据进行备份,并做好防泄密、防电子病毒等措施,确保档案完整安全。

第十四条  专家纸质档案和电子档案的保管期限,从专家退库的次日算起,不少于10年。

第十五条  对已经超过保管期、失去保存价值的专家档案,应当编制销毁清册,经主管领导批准后,由二人在指定地点监销,并在销毁清册上签字,将清册归入全宗卷 。

第十六条 查阅档案前应办理登记承诺手续,注明查阅范围和使用方式。
纸质档案原则上只能在档案室内进行查阅,不外借、不复印,也不得使用手机、录像机等设备拍摄专家档案信息。电子档案由档案管理人员协助查阅,原则上不复制、不导出或打印有关内容。
根据相关规定有权外借或复印、复制专家档案材料的,对于外借的材料,应注明借用期限并在期限内归还;对于复印、复制的材料,应负责保密并承担保密责任。

第四章 监管管理

第十七条   省专家库日常维护管理机构及工作人员、查阅人员有下列情形之一的,由有关主管部门责令限期整改;情节严重的,由有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员按照有关规定给予相应的处分:

(一)档案管理不符合真实、完整、可用和安全保密要求的;

(二)不按照规定移交或者接收档案的;

(三)不按照规定提供档案的;

(四)损毁、丢失、篡改、伪造档案的;

(五)擅自提供、复制、公布、销毁档案的;

(六)出卖档案谋取私利的;

(七)玩忽职守,造成档案损失的。

有前款第四、五、六、七项情形,涉嫌犯罪的,移送司法机关依法处理。

第五章 附 则

第十八条  本省行政区域内依法设立的专家库专家档案参照本办法管理。法律法规另有规定的,从其规定。

第十九条  办法自2017年3月1日起施行。